วิธีตั้งค่าให้หน้า Purchase Order เมื่อกดปุ่ม Post แสดงแค่ Post Receive
ในแต่ละบริษัทมักจะมี process การทำงานเฉพาะเจาะจงของตัวเองสำหรับการ post ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) หรือ ใบสั่งขาย (Sales Order) ยกตัวอย่างเช่น บางบริษัท อาจแยกแผนกหรือ user ในการทำงานระหว่าง Purchase Order กับ Purchase Invoice และต้องการให้ user ที่เป็นฝ่ายจัดซื้อสามารถ Post รับสินค้า (receive) ได้อย่างเดียว และต้องการให้ user ที่เป็นฝ่ายบัญชีเป็นคน Post ตั้งหนี้ (invoice) ซึ่งที่หน้าจอ Purchase Order เมื่อกดปุ่ม Post จะแสดง 3 ตัวเลือกขึ้นมาประกอบด้วย Receive, Invoice, และ Receive and Invoice
เพื่อลดข้อผิดพลาดในการทำงานของ User สำหรับบริษัทที่ต้องการแยก user การทำงานระหว่าง post receive กับ post invoice มักจะให้ทาง Vendor ทำการ Customization ระบบ Business Central เพื่อให้ปุ่ม Post ที่หน้าจอ Purchase Order เหลือเพียง Post Receive เพียงตัวเลือกเดียว และให้ทาง User ที่เป็นฝ่ายบัญชีเปิดใบ Purchase Invoice แล้วดึงรายการ Post Purchase Receipt มาทำการ Post Invoice เพื่อตั้งหนี้แทน
Sales/Purch. Invoice Posting Policy
สำหรับบริษัทที่ใช้งาน Dynamics 365 Business Central On-Premise ตั้งแต่ version BC 22 ขึ้นไป (Business Central 2023 Wave 1) หรือ Dynamics 365 Business Central On-Cloud ทาง Microsoft ได้พัฒนา Feature นี้ขึ้นมาให้ใช้งานแล้ว โดยไม่จำเป็นต้องให้ทาง Vendor เป็นผู้ทำ customization ให้แล้ว
โดย Feature นี้เรียกว่า Sales/Purch. Invoice Posting Policy ซึ่งจะอยู่ที่หน้าจอ User Setup
Setting
โดยตัวเลือกจะประกอบไปด้วย
Allowed: ค่า default ของ setup
Prohibited: เหลือแค่ Post Receive/Shipment
Mandatory: เหลือแค่ Post Receive/Shipment and Invoice
Prohibited
ในเคสนี้เราจะลองตั้งค่า Purch. Invoice Posting Policy เป็น Prohibited
จากนั้นลองกดปุ่ม Post ที่หน้าจอ Purchase Order
เมื่อกดปุ่ม Post จะเหลือแค่ให้ post receipt อย่างเดียวเท่านั้น
เพียงเท่านี้ก็สามารถป้องกันข้อผิดพลาดที่ user ฝ่ายจัดซื้อจะกดผิดเป็น post receive and invoice ในกรณีที่แยกฝ่ายการทำงานแล้ว
Mandatory
ทดลองเปลี่ยน Purch. Invoice Posting Policy เป็น Mandatory
เมื่อกดปุ่ม Post ที่หน้าจอ Purchase Order
จะมีเพียง Post receipt and invoice
การทำงานของ Feature นี้สามารถทำงานได้เหมือนกันทั้งฝั่ง Sales และ Purchase โดยจะเป็นการ Setup การทำงานให้กับ User แต่ละรายบุคคล