ขั้นตอนการทำรับชำระเงินให้กับใบแจ้งหนี้ (Sales Invoice) ผ่านหน้าจอ Cash Receipt Journal ของโปรแกรม Dynamics 365 Business Central
ก็มาถึงตอนสุดท้ายแล้วนะครับ สำหรับซีรี่ย์คู่มือการใช้งาน Sales Module ของโปรแกรม Microsoft Dynamics 365 Business Central สำหรับใครที่ยังไม่ได้อ่านบทความในตอนก่อนหน้านี้ สามารถอ่านได้ตามรายการที่อยู่ด้านล่างนี้เลยครับ
- ตอนที่ 1 สร้าง Customer
- ตอนที่ 2 สร้าง Item
- คู่ตอนที่ 3 สร้างใบสั่งขาย (Sales Order)
- ตอนที่ 4 Ledger Entries และ Accounts Setup
ในตอนที่แล้ว ได้อธิบายการลงบัญชีของ General Ledger Entries และ Customer Ledger Entries กันไปแล้ว ต่อไปก็มาถึงขั้นตอนสุดท้าย (ถ้ามีโอกาสจะเขียนบทความเกี่ยวกับการทำลดหนี้ หรือ Sales Credit Memo ต่อนะครับ) นั่นก็คือการทำรับชำระเงินให้กับใบแจ้งหนี้ หรือ Sales Invoice นั่นเอง
Posted Sales Invoice
ย้อนกลับไปที่เอกสาร Posted Sales Invoice อีกครั้ง จะเห็นว่ามียอดคงค้างอยู่เป็นจำนวนเงิน 625.00
Posted Sales Invoices
และหากเราดูรายการที่หน้าจอ Posted Sales Invoices ที่แสดงรายการของใบแจ้งหนี้ที่ได้ถูก Post ลงบัญชีทั้งหมดแล้ว จะมี Column ที่ชื่อว่า Remaining Amount และ Close เพื่อให้เราสามารถจำแนกได้ว่า มีเอกสารใบแจ้งหนี้ใบไหนบ้าง ที่ยังมียอดคงค้างชำระเหลืออยู่
- Remaining Amount: คือจำนวนเงินคงค้างที่ยังไม่ได้รับการชำระ
- Closed: หากใบแจ้งหนี้ถูกชำระเต็มจำนวนแล้ว Column นี้จะแสดงเป็นค่า Yes
- Due Date: วันที่ครบกำหนดชำระเงิน
บทความที่คุณอาจสนใจ
• คู่มือการดาวน์โหลด และ ติดตั้ง โปรแกรม Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC)
• ขั้นตอนการติดตั้ง AL Language บน Visual Studio Code สำหรับ Microsoft Dynamics 365 Business Central
Cash Receipt Journal
และต่อจากนี้เราก็จะมาถึงขั้นตอนการทำรับชำระเงินให้กับใบแจ้งหนี้ (Sales Invoice) หมายเลข 103032
ที่หน้าจอ Role Center จะมีเมนูด้านบนชื่อว่า Cash Receipt Journals อยู่ ก็ให้คลิกได้เลยครับ
เมื่อคลิกเข้ามาแล้วจะมีหน้าจอ Journal Batch ให้เราเลือก
โดยทั่วไปแล้ว เราสามารถแบ่งแยกงานของนักบัญชีแต่ละคน หรือจะแบ่งเป็นส่วนงานต่าง ๆ ตาม Batch Name ที่ได้ตั้งค่าเอาไว้ ซึ่งจะช่วยให้การบันทึกรายการบัญชีไม่ปนกัน และสามารถตรวจสอบได้ว่าการลงบัญชีนี้มาจากใคร หรือ มาจากส่วนงานไหน นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่า Template ให้กับแต่ละ Batch Name ได้ด้วย
ในบางการทำงานอาจจะสร้าง Batch ตามชื่อนักบัญชีที่รับผิดชอบเลย แต่ในตัวอย่างที่เป็น Demo นี้จะสร้าง Batch Name โดยแบ่งจากการทำรับชำระ โดยแบ่งออกเป็น
- BANK: สำหรับรับชำระผ่านธนาคาร
- GENERAL: สำหรับรับชำระทั่วไป
- GIRO: สำหรับรับชำระแบบ Giro
ในขั้นตอนนี้ผมขอเลือกเป็น GENERAL นะครับ ก็สามารถคลิกที่คำว่า GENEARL เข้าไปได้เลย
เมื่อคลิกเข้ามาแล้วก็จะเจอกันหน้าจอ Cash Receipt Journals
ในส่วนของคอลัมน์ Posting Date จะกำหนดไว้เป็น 05/31/2020 ซึ่งถัดมา 3 วันจาก Posting Date ของ ใบแจ้งหนี้ (หมายเหตุ: format วันที่ใช้เป็น เดือน/วัน/ปี)
จากรูปด้านบนจะเห็นว่าระบบได้ทำการตั้งค่าเริ่มต้นให้กับ Document No. แล้ว นั่นก็คือ G02001 ซึ่งใช้หลักการของ No. Series เช่นเดียวกับเอกสารต่าง ๆ ภายในโปรแกรม Dynamics 365 Business Central โดย No. Series สามารถตั้งค่าได้ที่หน้าจอ Journal Batch
ขั้นตอนต่อมาที่คอลัมน์ Document Type ให้เลือกเป็น Payment และ คอลัมน์ Account Type ให้เลือกเป็น Customer
จากนั้นที่คอลัมน์ Account No. ให้เลือกรหัสของลูกค้าที่เราต้องการทำรายการรับชำระ
คลิกที่ Process จะมีเมนูปรากฎขึ้นมา จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Apply Entries…
ระบบจะทำการ List รายการใบแจ้งหนี้ที่ยังมียอดคงค้างชำระของ ลูกหนี้ (Customer) คนนี้อยู่ ถ้าหากว่ารายการเป็นสีแดง หมายความว่า ใบแจ้งหนี้ใบนั่นได้เกินวันที่ครบกำหนดชำระเงินแล้ว หรือ เกินวันที่ Due Date แล้วนั่นเอง
จากนั้นคลิกที่ Process แล้วคลิกที่ปุ่ม Set Applies-to ID เพื่อ apply ใบแจ้งหนี้สำหรับทำรับชำระเงิน
เมื่อคลิก Set Applies-to ID แล้ว เลขที่เอกสาร หรือ Document No. จะปรากฎที่คอลัมน์ Applies-to ID และ ค่าจำนวนเงินต่าง ๆ จะถูกอัพเดตที่ด้านล่าง หากต้องการชำระเงินแค่บางส่วนสามารถแก้ไขตัวเลขจำนวนเงินที่ได้ที่คอลัมน์ Amount to Apply ในเคสนี้จะทำแบบชำระเต็มจำนวนเงิน
จากนั้นให้กดปุ่ม OK ก็จะกลับมาที่หน้าจอ Cash Receipt Journal และระบบก็จะบันทึกยอดเงินของลูกหนี้ลงในช่อง Credit Amount
จากนั้นก็ถึงเวลาบันทึกขาบัญชีอีกฝั่ง สมมติว่า นายตั้งใจ ทำงาน ชำระเงินด้วย เงินสด
ที่บรรทัดที่สอง ให้บันทึกคอลัมน์ Account Type เป็น G/L Account
จากนั้นที่ Account No. ให้เลือกบัญชีที่เป็นเงินสดซึ่งในตัวอย่างคือ บัญชีเลขที่ 1410 : Cash
ที่คอลัมน์ Debit Amount ให้ใส่จำนวนเงินให้บัญชี Balance (หากบัญชีไม่เกิดการ Balance กัน ระบบจะไม่ยอมให้ Post ลง G/L โดยใช้ Document No. เป็นตัวคุมยอดเงิน)
เมื่อบันทึกบัญชีทั้งสองฝั่งทั้ง Credit และ Debit เรียบร้อยแล้ว ต่อไปก็เป็นการ Post ลงบัญชีให้เกิดรายการบันทึกบัญชีที่ General Ledger Entries และ Customer Ledger Entries
หากยังไม่มั่นใจในการ Post ลงบัญชี และอยากดูก่อนว่าจะเกิดรายการอะไรบ้าง สามารถใช้งานฟังก์ชั่น Preview Posting เพื่อดูรายการที่จะเกิดก่อนได้ โดยคลิกที่เมนู Post/Print จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Preview Posting
ระบบจะ List รายการมาแสดงว่าการ Post ครั้งนี้จะลงบัญชีที่ Ledger Entries ไหนบ้าง โดยจะประกอบไปด้วย G/L Entry, Cust. Ledger Entry, และ Detailed Cust. Ledg. Entry
ที่คอลัมน์ No. of Entries จะเป็นตัวบอกว่าเกิดรายการใน Ledger Entry นั้นกี่รายการ และเมื่อคลิกเข้าไปก็จะแสดงรายการให้เราเห็น
หากคลิกที่เลข 3 เพื่อแสดงรายการของ G/L Entry
จะปรากฎหน้าจอดังนี้
จะเกิดรายการบัญชีดังต่อไปนี้
- Credit บัญชีลูกหนี้ (2310) เป็นจำนวนเงิน 625.00
- Debit บัญชีส่วนลด (9250) เป็นจำนวนเงิน 12.50 (หากยังจำได้ เราได้กำหนด Payment Method ที่ใบแจ้งหนี้ หรือ Sales Invoice ไว้ว่า หากลูกหนี้มีการชำระเงินภายใน 8 วันจะได้ส่วนลด 2% โดย Code คือ 1M8D)
- Debit บัญชีเงินสด (1410) เป็นจำนวนเงิน 612.50
ถ้าหากเรา Post ลง G/L ก็จะเกิดรายการขึ้นตามนี้จริง ๆ
เมื่อมั่นในว่ารายการที่จะถูกบันทึกนั้นถูกต้องแล้ว ก็ Post ลง G/L ของจริงกันได้เลย โดยให้คลิกที่ปุ่ม Post
ระบบจะถามเพื่อยืนยันอีกครั้ง ก็คลิกที่ปุ่ม Yes ได้เลย
หากไม่มีอะไรผิดพลาดระบบจะแสดงข้อความว่าได้ทำการ Post ลงบัญชีเรียบร้อยแล้ว
General Ledger Entries
หากเราไปที่หน้าจอ General Ledger Entries เพื่อดูรายการที่ถูกบันทึกจากการ Post บันทึกรายการบัญชีผ่านหน้าจอ Cash Receipt Journals ก็จะเจอรายการตามที่เราได้เห็นจากฟังก์ชั่น Preview Posting
และเมื่อกลับมาดูที่หน้าจอ Posted Sales Invoices จะเห็นว่าเอกสารใบแจ้งหนี้หมายเลข 103032 ไม่เหลือยอดเงินคงค้างชำระแล้ว
Chart of Accounts
ที่หน้าจอ Chart of Accounts ที่แสดงรายการผังบัญชีทั้งหมด ที่บัญชีหมายเลข 1410 : Cash จะเห็นว่ามียอดเงินเข้ามาจำนวน 612.50 ที่คอลัมน์ Net Change และ Balance
และเมื่อคลิกเข้าไปที่ตัวเลขจำนวนเงิน ระบบก็จะแสดงรายการออกมาว่า ยอดเงินจำนวนนี้ มาจากการทำรายการไหนตามรูปด้านล่าง
ก็จบแล้วสำหรับซีรี่ย์บทความ คู่มือการใช้งาน Sales Module ของโปรแกรม Microsoft Dynamics 365 Business Central ขอขอบคุณทุกท่านที่อ่านมาจนถึงตรงนี้ หากมีข้อสงสัยตรงไหนก็สามารถ comment ถามที่ด้านล่างได้เลย
แล้วเจอกันใหม่ในบทความหน้าครับ สวัสดีครับ