คู่มือใช้งาน Dynamics 365 Business Central – Sales Module: ตอนที่ 5 รับชำระเงินด้วย Cash Receipt Journal

Spread the love

ขั้นตอนการทำรับชำระเงินให้กับใบแจ้งหนี้ (Sales Invoice) ผ่านหน้าจอ Cash Receipt Journal ของโปรแกรม Dynamics 365 Business Central

Photo by Pixabay from Pexels

ก็มาถึงตอนสุดท้ายแล้วนะครับ สำหรับซีรี่ย์คู่มือการใช้งาน Sales Module ของโปรแกรม Microsoft Dynamics 365 Business Central สำหรับใครที่ยังไม่ได้อ่านบทความในตอนก่อนหน้านี้ สามารถอ่านได้ตามรายการที่อยู่ด้านล่างนี้เลยครับ

ในตอนที่แล้ว ได้อธิบายการลงบัญชีของ General Ledger Entries และ Customer Ledger Entries กันไปแล้ว ต่อไปก็มาถึงขั้นตอนสุดท้าย (ถ้ามีโอกาสจะเขียนบทความเกี่ยวกับการทำลดหนี้ หรือ Sales Credit Memo ต่อนะครับ) นั่นก็คือการทำรับชำระเงินให้กับใบแจ้งหนี้ หรือ Sales Invoice นั่นเอง

Posted Sales Invoice

ย้อนกลับไปที่เอกสาร Posted Sales Invoice อีกครั้ง จะเห็นว่ามียอดคงค้างอยู่เป็นจำนวนเงิน 625.00

cash-receipt-journal-business-central-1

Posted Sales Invoices

และหากเราดูรายการที่หน้าจอ Posted Sales Invoices ที่แสดงรายการของใบแจ้งหนี้ที่ได้ถูก Post ลงบัญชีทั้งหมดแล้ว จะมี Column ที่ชื่อว่า Remaining Amount และ Close เพื่อให้เราสามารถจำแนกได้ว่า มีเอกสารใบแจ้งหนี้ใบไหนบ้าง ที่ยังมียอดคงค้างชำระเหลืออยู่

cash-receipt-journal-business-central-2
  • Remaining Amount: คือจำนวนเงินคงค้างที่ยังไม่ได้รับการชำระ
  • Closed: หากใบแจ้งหนี้ถูกชำระเต็มจำนวนแล้ว Column นี้จะแสดงเป็นค่า Yes
  • Due Date: วันที่ครบกำหนดชำระเงิน

บทความที่คุณอาจสนใจ

คู่มือการดาวน์โหลด และ ติดตั้ง โปรแกรม Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC)
ขั้นตอนการติดตั้ง AL Language บน Visual Studio Code สำหรับ Microsoft Dynamics 365 Business Central

Cash Receipt Journal

และต่อจากนี้เราก็จะมาถึงขั้นตอนการทำรับชำระเงินให้กับใบแจ้งหนี้ (Sales Invoice) หมายเลข 103032

ที่หน้าจอ Role Center จะมีเมนูด้านบนชื่อว่า Cash Receipt Journals อยู่ ก็ให้คลิกได้เลยครับ

cash-receipt-journal-business-central-3

เมื่อคลิกเข้ามาแล้วจะมีหน้าจอ Journal Batch ให้เราเลือก

โดยทั่วไปแล้ว เราสามารถแบ่งแยกงานของนักบัญชีแต่ละคน หรือจะแบ่งเป็นส่วนงานต่าง ๆ ตาม Batch Name ที่ได้ตั้งค่าเอาไว้ ซึ่งจะช่วยให้การบันทึกรายการบัญชีไม่ปนกัน และสามารถตรวจสอบได้ว่าการลงบัญชีนี้มาจากใคร หรือ มาจากส่วนงานไหน นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่า Template ให้กับแต่ละ Batch Name ได้ด้วย

ในบางการทำงานอาจจะสร้าง Batch ตามชื่อนักบัญชีที่รับผิดชอบเลย แต่ในตัวอย่างที่เป็น Demo นี้จะสร้าง Batch Name โดยแบ่งจากการทำรับชำระ โดยแบ่งออกเป็น

  • BANK: สำหรับรับชำระผ่านธนาคาร
  • GENERAL: สำหรับรับชำระทั่วไป
  • GIRO: สำหรับรับชำระแบบ Giro

ในขั้นตอนนี้ผมขอเลือกเป็น GENERAL นะครับ ก็สามารถคลิกที่คำว่า GENEARL เข้าไปได้เลย

cash-receipt-journal-business-central-4

เมื่อคลิกเข้ามาแล้วก็จะเจอกันหน้าจอ Cash Receipt Journals

cash-receipt-journal-business-central-5

ในส่วนของคอลัมน์ Posting Date จะกำหนดไว้เป็น 05/31/2020 ซึ่งถัดมา 3 วันจาก Posting Date ของ ใบแจ้งหนี้ (หมายเหตุ: format วันที่ใช้เป็น เดือน/วัน/ปี)

จากรูปด้านบนจะเห็นว่าระบบได้ทำการตั้งค่าเริ่มต้นให้กับ Document No. แล้ว นั่นก็คือ G02001 ซึ่งใช้หลักการของ No. Series เช่นเดียวกับเอกสารต่าง ๆ ภายในโปรแกรม Dynamics 365 Business Central โดย No. Series สามารถตั้งค่าได้ที่หน้าจอ Journal Batch

ขั้นตอนต่อมาที่คอลัมน์ Document Type ให้เลือกเป็น Payment และ คอลัมน์ Account Type ให้เลือกเป็น Customer

cash-receipt-journal-business-central-6

จากนั้นที่คอลัมน์ Account No. ให้เลือกรหัสของลูกค้าที่เราต้องการทำรายการรับชำระ

cash-receipt-journal-business-central-7

คลิกที่ Process จะมีเมนูปรากฎขึ้นมา จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Apply Entries…

cash-receipt-journal-business-central-8

ระบบจะทำการ List รายการใบแจ้งหนี้ที่ยังมียอดคงค้างชำระของ ลูกหนี้ (Customer) คนนี้อยู่ ถ้าหากว่ารายการเป็นสีแดง หมายความว่า ใบแจ้งหนี้ใบนั่นได้เกินวันที่ครบกำหนดชำระเงินแล้ว หรือ เกินวันที่ Due Date แล้วนั่นเอง

cash-receipt-journal-business-central-9

จากนั้นคลิกที่ Process แล้วคลิกที่ปุ่ม Set Applies-to ID เพื่อ apply ใบแจ้งหนี้สำหรับทำรับชำระเงิน

cash-receipt-journal-business-central-10

เมื่อคลิก Set Applies-to ID แล้ว เลขที่เอกสาร หรือ Document No. จะปรากฎที่คอลัมน์ Applies-to ID และ ค่าจำนวนเงินต่าง ๆ จะถูกอัพเดตที่ด้านล่าง หากต้องการชำระเงินแค่บางส่วนสามารถแก้ไขตัวเลขจำนวนเงินที่ได้ที่คอลัมน์ Amount to Apply ในเคสนี้จะทำแบบชำระเต็มจำนวนเงิน

cash-receipt-journal-business-central-11

จากนั้นให้กดปุ่ม OK ก็จะกลับมาที่หน้าจอ Cash Receipt Journal และระบบก็จะบันทึกยอดเงินของลูกหนี้ลงในช่อง Credit Amount

cash-receipt-journal-business-central-12

จากนั้นก็ถึงเวลาบันทึกขาบัญชีอีกฝั่ง สมมติว่า นายตั้งใจ ทำงาน ชำระเงินด้วย เงินสด

ที่บรรทัดที่สอง ให้บันทึกคอลัมน์ Account Type เป็น G/L Account

cash-receipt-journal-business-central-13

จากนั้นที่ Account No. ให้เลือกบัญชีที่เป็นเงินสดซึ่งในตัวอย่างคือ บัญชีเลขที่ 1410 : Cash

cash-receipt-journal-business-central-14

ที่คอลัมน์ Debit Amount ให้ใส่จำนวนเงินให้บัญชี Balance (หากบัญชีไม่เกิดการ Balance กัน ระบบจะไม่ยอมให้ Post ลง G/L โดยใช้ Document No. เป็นตัวคุมยอดเงิน)

cash-receipt-journal-business-central-15

เมื่อบันทึกบัญชีทั้งสองฝั่งทั้ง Credit และ Debit เรียบร้อยแล้ว ต่อไปก็เป็นการ Post ลงบัญชีให้เกิดรายการบันทึกบัญชีที่ General Ledger Entries และ Customer Ledger Entries

หากยังไม่มั่นใจในการ Post ลงบัญชี และอยากดูก่อนว่าจะเกิดรายการอะไรบ้าง สามารถใช้งานฟังก์ชั่น Preview Posting เพื่อดูรายการที่จะเกิดก่อนได้ โดยคลิกที่เมนู Post/Print จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Preview Posting

cash-receipt-journal-business-central-16

ระบบจะ List รายการมาแสดงว่าการ Post ครั้งนี้จะลงบัญชีที่ Ledger Entries ไหนบ้าง โดยจะประกอบไปด้วย G/L Entry, Cust. Ledger Entry, และ Detailed Cust. Ledg. Entry

ที่คอลัมน์ No. of Entries จะเป็นตัวบอกว่าเกิดรายการใน Ledger Entry นั้นกี่รายการ และเมื่อคลิกเข้าไปก็จะแสดงรายการให้เราเห็น

cash-receipt-journal-business-central-17

หากคลิกที่เลข 3 เพื่อแสดงรายการของ G/L Entry

cash-receipt-journal-business-central-18

จะปรากฎหน้าจอดังนี้

cash-receipt-journal-business-central-19

จะเกิดรายการบัญชีดังต่อไปนี้

  • Credit บัญชีลูกหนี้ (2310) เป็นจำนวนเงิน 625.00
  • Debit บัญชีส่วนลด (9250) เป็นจำนวนเงิน 12.50 (หากยังจำได้ เราได้กำหนด Payment Method ที่ใบแจ้งหนี้ หรือ Sales Invoice ไว้ว่า หากลูกหนี้มีการชำระเงินภายใน 8 วันจะได้ส่วนลด 2% โดย Code คือ 1M8D)
  • Debit บัญชีเงินสด (1410) เป็นจำนวนเงิน 612.50

ถ้าหากเรา Post ลง G/L ก็จะเกิดรายการขึ้นตามนี้จริง ๆ

เมื่อมั่นในว่ารายการที่จะถูกบันทึกนั้นถูกต้องแล้ว ก็ Post ลง G/L ของจริงกันได้เลย โดยให้คลิกที่ปุ่ม Post

cash-receipt-journal-business-central-20

ระบบจะถามเพื่อยืนยันอีกครั้ง ก็คลิกที่ปุ่ม Yes ได้เลย

cash-receipt-journal-business-central-21

หากไม่มีอะไรผิดพลาดระบบจะแสดงข้อความว่าได้ทำการ Post ลงบัญชีเรียบร้อยแล้ว

cash-receipt-journal-business-central-22

General Ledger Entries

หากเราไปที่หน้าจอ General Ledger Entries เพื่อดูรายการที่ถูกบันทึกจากการ Post บันทึกรายการบัญชีผ่านหน้าจอ Cash Receipt Journals ก็จะเจอรายการตามที่เราได้เห็นจากฟังก์ชั่น Preview Posting

cash-receipt-journal-business-central-23

และเมื่อกลับมาดูที่หน้าจอ Posted Sales Invoices จะเห็นว่าเอกสารใบแจ้งหนี้หมายเลข 103032 ไม่เหลือยอดเงินคงค้างชำระแล้ว

cash-receipt-journal-business-central-24

Chart of Accounts

ที่หน้าจอ Chart of Accounts ที่แสดงรายการผังบัญชีทั้งหมด ที่บัญชีหมายเลข 1410 : Cash จะเห็นว่ามียอดเงินเข้ามาจำนวน 612.50 ที่คอลัมน์ Net Change และ Balance

cash-receipt-journal-business-central-25

และเมื่อคลิกเข้าไปที่ตัวเลขจำนวนเงิน ระบบก็จะแสดงรายการออกมาว่า ยอดเงินจำนวนนี้ มาจากการทำรายการไหนตามรูปด้านล่าง

cash-receipt-journal-business-central-26

ก็จบแล้วสำหรับซีรี่ย์บทความ คู่มือการใช้งาน Sales Module ของโปรแกรม Microsoft Dynamics 365 Business Central ขอขอบคุณทุกท่านที่อ่านมาจนถึงตรงนี้ หากมีข้อสงสัยตรงไหนก็สามารถ comment ถามที่ด้านล่างได้เลย

แล้วเจอกันใหม่ในบทความหน้าครับ สวัสดีครับ

ERP Consultant ที่อยากแชร์ความรู้เกี่ยวกับการพัฒนาโปรแกรม Microsoft Dynamics NAV / 365 Business Central ทั้งทางด้าน Business และ Technical ให้กับเหล่านักศึกษา, ผู้ที่เริ่มต้นอาชีพนี้ หรือต้องการที่จะเพิ่มเติมความรู้ด้าน ERP ในรูปแบบ blog ที่เป็นภาษาไทย Contact: amaddev90@gmail.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *