วิธีใช้งาน และวัตถุประสงค์ของหน้าจอใน Sales / Purchase Order Processing

ผู้ใช้งาน Microsoft Dynamics NAV บางคนยังสับสนกับ Order Processing Type ที่โปรแกรม Microsoft Dynamics NAV ได้จัดเตรียมไว้ให้ ซึ่งบางตัวหลายคนยังไม่มั่นใจว่ามีจุดประสงค์เพื่ออะไร แตกต่างจากอันอื่นอย่างไร วันนี้เราจะมาอธิบายลักษณะ และจุดประสงค์คร่าว ๆ ของแต่ละ Order Processing Type กัน

Sales Order Processing และ Accounts Receivable (AR)

1. Sales Quote 

Sales Order หรือที่ในภาษาไทยเรียกกันว่าใบเสนอราคา โดยทั่วไปจะใช้อ้างอิงเกี่ยวกับการประเมินการขาย (Sales Estimates)  ซึ่ง sales quote มักจะถูกสร้างขึ้นเพื่อออกให้กับ customer (ลูกค้า หรือ ผู้ซื้อ) เพื่อให้ customer พิจารณาราคาสินค้า/บริการ และเงือนไขต่าง ๆ ก่อนตัดสินใจซื้อจริง โดยคุณสามารใช้งานควบคู่กับฟังก์ชั่น Contact, Customer และ Approval ได้ เมื่อข้อมูลของ Sales Quote เสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถแปลง Sales Quote ไปเป็น sales order ได้ และเอกสาร Sales Quote นั้นจะไม่มีผลกับ ยอดสินค้าคงเหลือ (Item Availability) และ AccountS Receivable Balance

2. Sales Blanket Order

Sales Blank Order นั้นจะถูกใช้ในกรณีที่มี Commitment กับลูกค้าในระยะยาว เช่นลูกค้าจะทำสัญญากับคุณในระยะยาวเพื่อให้ได้เงื่อนไขต่าง ๆ หรือ ราคาสินค้าที่ดีขึ้น ตัวอย่างการใช้งาน Sales Blanket Order เช่นลูกค้ามีการสั่งสินค้าจำนวนมาก แต่ให้ทะยอยส่งครั้งละไม่มาก หลาย ๆ ครั้งแทนในช่วงระยะเวลาหนึ่ง 

เหตุผลหลักอย่างหนึ่งในการเลือกใช้ Sales Blanket Order แทน Sales Order คือ จำนวน (Quantity) ที่บันทึกลงไปใน Sales Banket Order นั้นจะไม่มีผลกับยอดสินค้าคงเหลือ (Item Availability) และยังสามารถใช้ในจุดประสงค์ของการ Monitoring, Forecasting และ Planning ได้

3. Sales Order

Sales Order ก็คือใบสั่งขายทั่วไปที่สร้างให้กับลูกค้าที่มีในระบบแล้ว โดยภายใน Sales Order สามารถบันทึก G/L Account, Inventory Item, Item Charges ได้ ซึ่งการบันทึกจำนวนสินค้า (Quantity) ใน Sales Order นั้นจะมีผลกับยอดสินค้าคงเหลือ (Item Availability) และคุณสามารถใช้งานควบคู่กับฟังก์ชั่น Reservation เพื่อล็อคสินค้าไว้ไม่ให้ถูกขายให้กับลูกค้าคนอื่นได้ อีกทั้งยังมีฟังก์ชั่นในการทำ Assenbly หรือสร้าง Production Order Line ที่ based-on Sales Order ได้อีกด้วย

เมื่อคุณทำการ Post Sales Order ระบบจะสร้างเอกสาร Sales Shipment และ Sales Invoice ขึ้นมาให้คุณอัตโนมัติ โดยเอกสารทั้งหมดนี้สามารถเชื่อมโยงถึงกันได้ และยังมีฟังก์ชั่นตรวจสอบ Credit Limit ก่อนที่คุณจะทำการ Post Sales Order

เอกสาร Sales Order หากยังไม่ได้ทำการ post จะไม่ส่งผลใด ๆ ต่อ General Ledger 

4. Sales Shipment

Sales Shipment จะถูกสร้างโดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำการ post ship ที่ Sales Order และคุณไม่สามารถสร้างเอกสารนี้ขึ้นมาเองได้ จุดประสงค์หลักของ Sales Shipment (Posted Sales Shipment) ถูกใช้ในการ tracking สินค้าที่ถูกจัดส่ง (Shipped) โดยระบุตาม Transaction โดยใน Sales Order คุณจะแตก Sales Shipment ออกมาเป็นหลาย ๆ ใบก็ได้ โดยทำการ post ship ทีละบางส่วน (Partial Shipment) หรือคุณจะ Post Ship ทีเดียวทั้งใบ เพื่อให้เกิดเอกสาร Sales Order 1 ใบต่อ เอกสาร Sales Shipment 1 ใบ ก็ได้เหมือนกัน

5. Sales Invoice

Sales Invoice จะถูกสร้างโดยระบบอัตโนมัติถ้าเมื่อคุณทำการ Post Invoice ที่เอกสาร Sales Order อย่างไรก็ตามคุณสามารถสร้างเอกสาร Sales Invoice ขึ้นมาใหม่โดยเป็นอิสระจาก Sales Order ได้เหมือนกัน เมื่อคุณทำการ Post Invoice แล้วเกิดการรายการขึ้นที่ General Ledger และจะมีการ Update ข้อมูลเกี่ยวกับ Accounts Receivable (AR), Sales Revenue, Cost of Goods และ Inventory Account สำหรับ item ภายในเอกสาร Sales Invoice และ Sales Invoice ยังเชื่อมโยงกับ AR Balance ของแต่ละ Customer ด้วย

6. Sales Return

Sales Return จะถูกใช้ในการรับคืนสินค้าจากการขาย การทำงานในทางเทคนิคคล้ายกันกับ Sales Order แต่ Inventory จะอยู่คนละฝั่งกัน ใช้งานคู่กับ Sales Credit Memo

7. Sales Credit Memo

Sales Credit Memo หรือที่เรียกกันว่า ใบลดหนี้ จะถูกใช้ในการคืน credit ให้กับบัญชีลูกค้า โดยเอกสาร Sales Credit Memo สามารถทำการ Apply ให้กับ sales invoices เพื่อนำมาลดลูกหนี้ได้

Purchase Order Processing และ Accounts Payable (AP)

1. Purchase Quote

Purchase Quote หรือใบขอซื้อ บางที่อาจเรียกว่า Request for Quotation (RFQ) จะประกอบด้วยสองส่วนคือ Header ที่เป็นข้อมูลการจัดซื้อทั่วไป และ Line ที่เป็นข้อมูลของสินค้า/บริการส่วนใหญ่ใช้ในการเปรียบเทียบ เงื่อนไขและราคาของสินค้าของ Vendor เจ้าต่าง ๆ ที่เราจะทำการซื้อของ โดย Puchase Quote จะไม่มีผลกับยอดสินค้าคงเหลือ (Item Availability) และ Accounts Payable Balance 

2. Purchase Blanket Order 

Purchase Blanket Order นั้นจะถูกใช้ในกรณีที่มี Commitment กับ Vendor ในระยะยาว เช่นเราจะทำสัญญากับ vendor ในระยะยาวเพื่อให้ได้เงื่อนไขต่าง ๆ หรือ ราคาสินค้าที่ดีขึ้น โดย Commitment นี้สามารถใช้ในการทำ Product Purchase หรือทำเกียวกับ Production planning ได้

เหตุผลหลักอย่างหนึ่งในการเลือกใช้ Purchase Blanket Order แทน Purchase Order คือ จำนวน (Quantity) ที่บันทึกลงไปใน Purchase Blanket Order นั้นจะไม่มีผลกับยอดสินค้าคงเหลือ (Item Availability) และยังสามารถใช้ในจุดประสงค์ของการ Monitoring, Forecasting และ Pplanning ได้

3. Purchase Order

Purchase Order ก็คือใบซื้อขายทั่วไปที่สร้างให้กับ Vendor ที่มีในระบบแล้ว โดยภายใน Purchase Order สามารถบันทึก G/L Account, Inventory Item, Item Charges, และ Fixed Asset ได้ ซึ่งการบันทึกจำนวนสินค้า (Quantity) ใน Pales Order นั้นจะมีผลกับยอดสินค้าคงเหลือ (Item Availability) และคุณสามารถใช้งานควบคู่กับฟังก์ชั่น 

เมื่อคุณทำการ Post Purhase Order ระบบจะสร้างเอกสาร Purchase Receipt และ Purchase  Invoice ขึ้นมาให้คุณอัตโนมัติ โดยเอกสารทั้งหมดนี้สามารถเชื่อมโยงถึงกันได้ 

เอกสาร Purchase Order หากยังไม่ได้ทำการ Post จะไม่ส่งผลใด ๆ ต่อ General Ledger 

4. Purchase Receipt

Purchase Receipt จะถูกสร้างโดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำการ Post Receive ที่ Purchase Order และคุณไม่สามารถสร้างเอกสารนี้ขึ้นมาเองได้ จุดประสงค์หลักของ Purchase Receipt (Posted Purchase Receipt) ถูกใช้ในการ tracking สินค้าที่ถูกจัดส่ง (Received) โดยระบุตาม transaction โดยใน Purchase Order คุณจะแตก Purchase Receipt ออกมาเป็นหลาย ๆ ใบก็ได้ โดยทำการ post receiveทีละบางส่วน (Partial Receipt) หรือคุณจะ Post Receive ทีเดียวทั้งใบ เพื่อให้เกิดเอกสาร Purchase Order 1 ใบต่อ เอกสาร Purchase Receipt 1 ใบ ก็ได้เหมือนกัน

5. Purchase Invoice

Purchase Invoice จะถูกสร้างโดยระบบอัตโนมัติถ้าเมื่อคุณทำการ Post Invoice ที่เอกสาร Purchase Order อย่างไรก็ตามคุณสามารถสร้างเอกสาร Purchase Invoice ขึ้นมาใหม่โดยเป็นอิสระจาก Purchase Order ได้เหมือนกัน เมื่อคุณทำการ Post Invoice แล้วเกิดการรายการขึ้นที่ General Ledger และจะมีการ update ข้อมูลเกี่ยวกับ Accounts Payable (AP), Inventory Account สำหรับ item ภายในเอกสาร Purchase Invoice และ Purchase Invoice ยังเชื่อมโยงกับ AP Balance ของแต่ละ Vendor ด้วย

6. Purchase Return

Purchase Return จะถูกใช้ในการส่งคืนสินค้าจากการซื้อ การทำงานในทางเทคนิคคล้ายกันกับ Purchase order แต่ Inventory จะอยู่คนละฝั่งกัน ใช้งานคู่กับ Purchase Credit Memo

7. Purchase Credit Memo

Purchase Credit Memo หรือที่เรียกกันว่า ใบลดหนี้ จะถูกใช้ในการคืน credit ให้กับบัญชีลูกค้า โดยเอกสาร Sales Credit Memo สามารถทำการ Apply ให้กับ Purchase invoices เพื่อนำมาลดเจ้าหนี้ได้

หวังว่าผู้อ่านทุกท่ายจะเข้าใจความหมายและความแตกต่างของเอกสารแต่ละชนิดที่ทางโปรแกรม Microsoft Dynamics NAV จัดเตรียมไว้ให้ ซึ่งฟังก์ชั่นที่มีให้ใช้งานนั้นยังมีอีกเยอะมาก

ในครั้งถ้ามีโอกาส อาจจะพาสร้างเอกสารตั้งแต่เป็นใบ Quote แปลงไปเป็น Order ทำการ Post Ship and Invoice เกิดการตั้งหนี้ และทำการรับเงินด้วย Cash Receive Journal ครับ

ขอบคุณครับสำหรับที่อ่านมาถึงตรงนี้ครับ แล้วเจอกันใหม่ในบทความถัดไป สวัสดีครับ

• Facebook
• Twitter
• Line